HotOps · Stand: 6. September 2026
Für die Website, die Registrierung von Hotels, Vertrags- und Abrechnungsdaten sowie Support-Anfragen ist verantwortlich:
Für personenbezogene Daten, die ein Hotel über HotOps für seinen eigenen Hotelbetrieb verarbeitet – insbesondere Fundsachen, Zimmerbezug und Mitarbeiterdaten – ist das jeweilige Hotel Verantwortlicher. HotOps verarbeitet diese Daten im Auftrag des Hotels nach einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Stellt ein Hotel seinen Beschäftigten HotOps zur Verfügung, entscheidet das Hotel als Arbeitgeber über Zwecke, Umfang, Rechtsgrundlage und Dauer der betrieblichen Verarbeitung. HotOps verarbeitet diese Daten weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter. Diese Erklärung ergänzt, ersetzt aber nicht die Datenschutzinformation des Arbeitgebers. Fragen und Betroffenenanfragen zu betrieblichen Daten sind daher zuerst an das jeweilige Hotel zu richten.
Innerhalb des Hotels können Name, Position, Abteilung, Funktion als Abteilungsleitung und gegebenenfalls das Profilbild für andere berechtigte Hotelnutzer sichtbar sein. Aufgaben, Übergaben, Kommentare, Ankündigungen und sonstige operative Inhalte sind entsprechend den zugewiesenen Rollen, Abteilungen und Empfängerkreisen sichtbar. Hotelübergreifend werden diese Informationen nicht für andere Hotels freigegeben.
| Kategorie | Daten | Zweck |
|---|---|---|
| Hotel- und Nutzerkonto | Name, geschäftliche Kontaktdaten, Hotel- und Rechnungsdaten, Zugangsdaten | Registrierung, Vertrag, Zugriffskontrolle, Abrechnung und Support |
| Hotelbetrieb | Mitarbeitername, E-Mail, Rolle, Abteilung, Position; freiwillig Geburtsdatum und Profilbild; Aufgaben, Übergaben und Chat-Nachrichten; Reparaturen, Beschwerden, Zimmerstatus und Ankündigungen | Organisation und Dokumentation betrieblicher Hotelabläufe |
| Fundsachen | Beschreibung, Funddatum, Zimmernummer, Aufbewahrungsort, Foto, Status | Bearbeitung von Fundsachen |
| Geräte- und technische Daten | Push-Token, IP-Adresse, App-, Browser- und Geräteinformationen, Login- und Zugriffszeitpunkte sowie technisch erforderliche Anfrage- und Fehlerprotokolle | Bereitstellung der App, Push-Benachrichtigungen, IT-Sicherheit, Missbrauchsschutz und Fehleranalyse |
| Kommunikation | Absender, E-Mail-Adresse und Inhalt einer Supportanfrage | Bearbeitung und Dokumentation von Supportanfragen |
Freiwillige Profilangaben können im Profil geändert oder entfernt werden, soweit das Hotel keine betrieblich erforderlichen Vorgaben gemacht hat. Fotos und Freitexte können im Einzelfall personenbezogene Informationen enthalten. Bitte keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, beispielsweise Gesundheitsdaten, erfassen, soweit dies nicht zwingend erforderlich und rechtlich zulässig ist.
Bei Nutzung des öffentlichen Kontaktformulars verarbeitet HotOps Name, E-Mail-Adresse, freiwillig Hotelname und Telefonnummer sowie den Inhalt der Nachricht. Die Angaben werden direkt im geschützten HotOps-Supportpostfach gespeichert und lösen eine Push-Benachrichtigung an den HotOps-Superadmin aus. Für diesen Vorgang werden keine externen Formular- oder E-Mail-Versanddienste eingesetzt.
HotOps verarbeitet eigene Vertrags-, Registrierungs- und Supportdaten zur Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie zur Wahrung berechtigter Interessen an sicherem, wirtschaftlichem Betrieb und Missbrauchsvermeidung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Verarbeitungen im Hotelbetrieb bestimmt das jeweilige Hotel die Rechtsgrundlage und informiert seine Gäste und Mitarbeitenden.
HotOps übermittelt Daten nicht zu eigenen Werbezwecken an Dritte. Zur Bereitstellung des Dienstes werden vertraglich gebundene Anbieter eingesetzt: Supabase für Datenbank, Authentifizierung, das interne Support-Postfach und geschützte Dateispeicherung sowie Expo für Push-Benachrichtigungen. Supportnachrichten werden innerhalb von HotOps gespeichert und sind nur für den Absender und den HotOps-Superadmin zugänglich. Die Anbieter erhalten nur die für ihre jeweilige Leistung erforderlichen Daten. Subauftragsverarbeiter werden im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem Hotel eingesetzt und nach dem dort vereinbarten Verfahren bekanntgegeben oder genehmigt.
Wird die optionale KI-Fotoanalyse oder Textkorrektur durch einen Mitarbeitenden aktiv ausgelöst, wird das ausgewählte Foto aus dem Fundbuch oder einer Reparaturmeldung über einen zeitlich begrenzten Zugriffslink beziehungsweise der eingegebene Betriebskontext an OpenAI übermittelt. OpenAI erstellt daraus lediglich einen Vorschlag, der vor dem Speichern durch einen Mitarbeitenden geprüft wird; es erfolgt keine automatisierte Entscheidung.
Die HotOps-Datenbank ist in einer EU-Region eingerichtet. Abhängig von Anbieter und Supportleistung kann eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR stattfinden. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss greift, werden geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, vereinbart. Informationen zu den aktuell eingesetzten Subauftragsverarbeitern und eine Kopie beziehungsweise Beschreibung der anwendbaren Garantien können unter info@hotops.app angefordert werden.
HotOps verwendet TLS-Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffsrechte, mandantengetrennte Datenbankzugriffskontrolle und eine nicht öffentliche Fotoablage mit zeitlich begrenzten Zugriffslinks.
Sie haben, soweit die Voraussetzungen vorliegen, das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Anfragen zu Hotelbetriebsdaten richten Sie bitte zunächst an das zuständige Hotel; Anfragen zu HotOps eigenen Daten an info@hotops.app. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für HotOps ist regelmäßig das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig.
Die für Registrierung, Anmeldung und die jeweilige Bearbeitung erforderlichen Daten müssen bereitgestellt werden; ohne sie ist die Nutzung der betreffenden Funktion nicht möglich. HotOps trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
HotOps verwendet keine Marketing- oder Analyse-Tracker. Die Webanwendung kann technisch notwendige lokale Browserdaten speichern, etwa zur Begrenzung fehlgeschlagener Anmeldeversuche. Sie können diese über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.
HotOps kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Wesentliche Änderungen werden in angemessener Weise bekannt gegeben. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung; das Aktualisierungsdatum wird oben ausgewiesen.